Меню

Должностная инструкция менеджера по закупкам продуктов питания

Должностная инструкция менеджера по закупкам

На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков. Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе. Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.

Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.

Функциональные обязанности менеджера

Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

  • работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
  • составление ассортимента магазина или торговой сети;
  • выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
  • взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
  • обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
  • отправление заявок потенциальным партнёрам;
  • обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
  • разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
  • анализ оборота товаров в торговых точках;
  • определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
  • разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
  • предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
  • подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

  • планирование и контроль логистики продукции;
  • разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
  • работа с таможенными документами;
  • планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно. Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.

Читайте также:  Питания fsp 700w epsilon

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.

Базовые требования к менеджерам по закупкам:

  • высшее образование по экономической специальности;
  • коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
  • аналитический склад ума;
  • хорошая память;
  • уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
  • знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
  • знания в области ценообразования и себестоимости;
  • многозадачность;
  • внимательность и аккуратность;
  • целеустремленность, стремление работать на результат;
  • опыт в сфере закупок (как преимущество).

Специальные требования:

  • знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
  • профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
  • английский язык от Intermediate и выше;
  • готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

  • гражданское законодательство;
  • локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
  • требования к документам и отчётности;
  • ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
  • порядок заключения договоров с контрагентами;
  • порядок приёма и передачи материальных ценностей;
  • принципы ценообразования;
  • нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
  • подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
  • своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
  • предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
  • требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

  • результаты действий и принятые решения;
  • соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
  • выполнение поставленных задач и планов;
  • соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
  • неразглашение коммерческой тайны;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • добросовестное исполнение служебных обязанностей;
  • своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Заключение

Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу. Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции. Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.

Читайте также:  Кроссворды с ответами по правильному питанию

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция менеджера по продажам

Обязанности менеджера по сопровождению клиентов

Должностная инструкция продавца-консультанта

Должностные обязанности менеджера по рекламе

Источник



Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Общие положения

  1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
  2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
  4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

  • законченное высшее образование;
  • высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
  • опыт работы по профилю от 1,5 лет.

Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

  • профильное законодательство и нормативные акты;
  • особенности внешнеторговых операций;
  • деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
  • ведение документооборота по закупкам;
  • ведение процесса деловой переписки;
  • специфика формирования цен на закупаемые товары;
  • основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
  • мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
  • заключение договоров с иностранными контрагентами;
  • контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
  • отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
  • поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
  • использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
  • взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
  • требуемым аспектам процессов закупок.

Менеджер по закупкам руководствуется:

  • действующим законодательством;
  • документами фирмы;
  • содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

  1. Организация закупки соответствующих товаров.
  2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
  3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
  4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
  5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
  6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
  7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
  8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
  9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
  10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
  11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
  12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
  13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
  14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
  15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
  16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

  1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
  2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
  3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.
Читайте также:  Hipp детское питание combiotic

4. Права

Менеджер по закупкам имеет права:

  1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
  3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
  4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
  5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
  6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
  7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
  8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
  9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Источник