Меню

Учет суточных с питанием



Учет суточных при включении стоимости питания в стоимость проживания

«Финансовая газета», N 36, 2004

В соответствии со ст.ст.167, 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения, суточных и иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Рассмотрим порядок выплаты и налогообложения суточных при командировании сотрудников в пределах Российской Федерации и за ее пределы при условии, что в стоимость проживания включена стоимость питания.

Командирование сотрудников за пределы территории Российской Федерации

Порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств в настоящее время регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.1993 N 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Размеры выплаты суточных с 1 января 2002 г. установлены в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 12.11.2001 N 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран». Кроме того, согласно п.3 Постановления N 1261 в тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются питанием за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

Суточные, выплачиваемые работодателем командированному сотруднику в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения не подлежат обложению единым социальным налогом на основании пп.2 п.1 ст.238 НК РФ и налогом на доходы физических лиц на основании п.3 ст.217 НК РФ. Таким образом, в рассматриваемой ситуации суточные, выплачиваемые командированному лицу, не будут облагаться НДФЛ и ЕСН, если они выплачены в размере 30% от установленных норм.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. При этом суточные, выплачиваемые командированному лицу, учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В случае выплаты суточных в размере 100% от установленных норм для целей налогообложения прибыли принимается сумма 30%.

При определении налогооблагаемой базы по начислению страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует руководствоваться Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 07.07.1999 N 765 (далее — Перечень). В соответствии с п.10 Перечня страховые взносы не начисляются только на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Следовательно, на сумму суточных, превышающую установленные законодательно нормы, страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует начислить.

Пример. Сотрудник был направлен в командировку в г. Ялту (Украина) с 31 мая по 5 июня 2004 г., 5 июня сотрудник вернулся из командировки. В соответствии с условиями договора принимающей стороны стоимость питания включена в стоимость проживания. Суточные выплачены в 100%-ном размере нормы: 100 руб. за 05.06.2004 и 46 долл. х 5 дней = 230 долл. за дни командировки. Авансовый отчет представлен и утвержден 7 июня 2004 г. Сотрудник направлялся в командировку с целью заключения договора продажи оборудования, который он заключил, поэтому расходы на оплату суточных, принимаемые для целей бухгалтерского учета и налогообложения прибыли, отражаются на счете 44 «Расходы на продажу», остальная часть — на субсчете 44-3 «Расходы, не принимаемые для целей налогообложения» к счету 44. Допустим, что курс доллара на дату утверждения авансового отчета составил 30 руб. за 1 долл. Ниже показаны бухгалтерские записи по учету суточных.

Читайте также:  Правильное питание завтраки фрукты

Командирование сотрудников в пределах Российской Федерации

Порядок оплаты суточных при командировании сотрудника в пределах территории Российской Федерации, если он в период командировки обеспечивается питанием за счет принимающей стороны, нормативно не определен. Суточные представляют собой возмещение дополнительных расходов, возникающих во время командировки. Такими расходами могут быть оплата проезда в городском транспорте, расходы на питание и др. Если в счете гостиницы выделены, например, расходы по оплате завтраков, то такие затраты не должны включаться в стоимость проживания, так как они возмещаются за счет суточных. Если расходы по оплате питания возмещаются за счет принимающей стороны, то они на основании п.3 ст.217 НК РФ подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и на основании п.10 Перечня на них следует начислить страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Пример. Сотрудник был направлен в командировку в г. Тулу сроком на пять дней с 31 мая по 4 июня 2004 г. В соответствии с представленным счетом на проживание в гостинице в сумме 1000 руб. указана стоимость завтрака в размере 200 руб. Суточные выплачены в соответствии с нормами в сумме 500 руб. (100 руб. х 5 дн.) Авансовый отчет представлен и утвержден 7 июня 2004 г.

Сотрудник направлялся в командировку с целью заключения договора продажи оборудования, который он заключил, поэтому расходы на оплату суточных, принимаемые для целей бухгалтерского учета и налогообложения прибыли, отражаются на счете 44, остальная часть — на субсчете 44-3.

Ниже показаны бухгалтерские записи по учету суточных.

Источник

Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.
Читайте также:  Чем диета дюкана отличается от правильного питания

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Читайте также:  Праздничный стол здоровое питание рецепты

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Источник